مقالات

مدیریت ریسک چیست

هر پروژه در طول عمر خود (از ابتدای شروع کار تا انتهای آن و رسیدن به اهداف تعیین‌شده) با فرصت‌ها و ریسک‌هایی روبه‌رو می‌شود. ریسک‌ها همان عوامل خطرسازی هستند که می‌توانند در اجرای پروژه اختلال ایجاد کنند و باعث شکست آن شوند. برای جلوگیری از این خطرات احتمالی، مدیریت ریسک امری کاملا ضروری است. این مقاله را بخوانید تا ببینید مدیریت ریسک چیست و چرا از اهمیت زیادی برخوردار است.

مدیریت ریسک چیست؟

مدیریت ریسک به فرایند شناسایی، تحلیل و پاسخ به عوامل خطرساز گفته می‌شود که در طول عمر یک پروژه ممکن است رخ بدهند. اگر مدیریت ریسک به‌درستی انجام شود می‌تواند با کنترل وقایع آینده، از خطرات احتمالی پیش‌گیری کند.

برای روشن شدن این موضوع به مثال زیر توجه کنید:

فرض کنید برای انجام یک فعالیت در شبکه، به توسعه‌ی فناوری جدیدی نیاز است. مدیر پروژه یک برنامه‌ی زمان‌بندی شش‌ماهه برای آن تنظیم می‌کند، اما نظر کارکنان فنی این است که این کار حداقل به ۹ ماه زمان نیاز دارد. اگر مدیر پروژه فردی پیشگام باشد و به‌موقع دست‌به‌کار شود، تیم پروژه می‌تواند بلافاصله یک برنامه‌ی اضطراری تدوین کند. در این‌صورت پیش از موعد مقرر، مشکل زمان حل خواهد شد. در غیر این‌صورت تیم پروژه (که هیچ برنامه‌ی اضطراری‌ای تدوین نکرده است) نمی‌تواند کاری انجام بدهد. در حالی‌که بسیاری از کارها ناتمام مانده است، مهلت انجام پروژه به پایان می‌رسد و مدیر پروژه تازه به فکر مدیریت بحران می‌افتد. به این ترتیب وقت ارزشمند اعضای تیم به‌سادگی هدر می‌رود.

مدیریت صحیح ریسک نه‌تنها احتمال رخ دادن آن، بلکه دامنه‌ی تأثیرات آن را نیز کاهش خواهد داد.

چرا مدیریت ریسک انجام می‌شود؟

مدیریت ریسک ۴ هدف اصلی را دنبال می‌کند:

شناسایی ریسک‌های احتمالی؛
کاهش یا تعدیل ریسک‌ها؛
فراهم کردن اصول منطقی برای تصمیم‌گیری بهتر در رابطه با ریسک‌ها؛
برنامه‌ریزی.
ارزیابی و مدیریت ریسک‌ها بهترین راه مبارزه با حوادث ناگوار سر راه پروژه است. با ارزیابی برنامه برای مشکلات بالقوه و راهبردهایی برای رفع آنها، شانس موفقیت تیم بهبود خواهد یافت.

با مدیریت صحیح، ریسک‌های با اولویت بالاتر شناسایی می‌شوند و هزینه‌های احتمالی ناشی از آنها در طول اجرای پروژه مدیریت خواهند شد

مدیریت ریسک چگونه انجام می‌شود؟

برای چگونگی مدیریت ریسک، ابتدا باید تمام منابع مختلف ریسک را در نظر گرفت. این منابع بسیار زیادند و نمی‌توان به‌سادگی فهرست جامعی از آنها تهیه کرد. اما همین فهرست می‌تواند یک راهنمای ذهنی اولیه برای تیم پروژه باشد تا با مراجعه به آن بتوانند بخش عمده‌ای از خطرات ممکن بر سر راه پروژه را شناسایی کنند.

منابع مختلف ریسک شامل موارد زیر هستند:

بخشی که به مدیریت پروژه مربوط است

  • مدیر ارشد، فعالیت مربوطه را به‌عنوان یک پروژه به رسمیت نمی‌شناسد؛
  • پروژه‌های زیادی هم‌زمان در دست اقدام هستند؛
  • تعهدات برنامه غیرممکن است؛
  • ورودی‌های عملی در مرحله‌ی برنامه‌ریزی وجود ندارد؛
  • هیچ‌کس مسئول کلی اجرای پروژه نیست؛
  • کنترل ضعیف تغییرات طراحی؛
  • کنترل ضعیف تغییرات مشتری؛
  • درک ضعیف از کار مدیر پروژه؛
  • انتصاب نادرست مدیر پروژه؛
  • عدم برنامه‌ریزی و کنترل یکپارچه‌ی پروژه؛
  • سازمان قادر به فراهم کردن منابع نیست؛
  • برنامه‌ریزی پروژه واقع‌گرایانه نیست؛
  • ناتوانی در رسیدگی به هزینه‌های پروژه؛
  • وجود تضاد در اولویت‌های پروژه؛
  • دفتر سازمان‌دهی ضعیف پروژه.

منابع خارجی

۱. منابع خارجی غیرقابل پیش‌بینی

  • الزامات قانونی پیش‌بینی نشده؛
  • بلایای طبیعی؛
  • خراب‌کاری، کارشکنی و اثرات جانبی پیش‌بینی نشده.

۲. منابع خارجی قابل پیش‌بینی

  • ریسک بازار یا ریسک عملیاتی؛
  • ریسک اجتماعی؛
  • ریسک محیطی؛
  • نوسانات نرخ ارز؛
  • رسانه‌ها.

۳. منابع خارجی فنی

  • تغییرات فناوری؛
  • ریسک‌های ناشی از فرایند طراحی.

۴. منابع خارجی قانونی

  • تخلف در علائم تجاری و مجوزها؛
  • شکایت به دلیل نقض قرارداد؛
  • مشکلات کارگر یا محل کار؛
  • دعوی قضایی به دلیل قانون مسئولیت‌های مدنی؛
  • قانون‌گذاری.

فرایند تجزیه و تحلیل ریسک

فرایند تجزیه و تحلیل ریسک اساسا به فرایند حل مشکل گفته می‌شود. ابزار کیفیت و ارزیابی برای تعیین و اولویت‌بندی ریسک‌ها، به منظور ارزشیابی و حل‌‌و‌فصل آنها به‌کار می‌روند.

فرایند تجزیه و تحلیل ریسک به شرح زیر است:

شناسایی ریسک

  • در این مرحله با بررسی فهرستی از منابع خطر احتمالی و همچنین تجربیات تیم پروژه و دانش آنها، همه‌ی خطرات بالقوه شناسایی می‌شوند؛
  • با استفاده از یک ابزار سنجش، این خطرات باید طبقه‌بندی و اولویت‌بندی شوند. تعداد ریسک‌ها معمولا از ظرفیت زمانی تیم پروژه برای تجزیه و تحلیل آنها و طراحی برنامه‌ی اضطراری تجاوز می‌کند. روند اولویت‌بندی به آنها کمک می‌کند تا خطراتی که هم تأثیر بیشتری دارند و هم احتمال وقوع آنها زیاد است، مدیریت شوند.

ارزیابی ریسک

  • راه‌حل سنتی برای مشکلات این‌گونه است که از شناسایی مشکل به سوی حل آن حرکت می‌کند. با این حال قبل از تلاش برای اینکه تشخیص داده شود مدیریت ریسک‌ها چگونه بهتر انجام می‌شود باید ابتدا علل ریشه‌ای ریسک‌های تعیین‌شده شناسایی شوند. در این راستا ممکن است پرسش‌های زیر برای تیم پروژه مطرح شود:
  • علل این ریسک‌ها چه مواردی هستند؟
  • این ریسک‌ها چگونه می‌توانند بر پروژه تأثیر بگذارند؟

پاسخگویی به ریسک

  • حالا تیم آماده‌ی شروع روندِ بررسیِ راه‌حل‌های ممکن برای مدیریت ریسک یا پیش‌گیری از وقوع احتمالی آن است. تیم پروژه ممکن است پرسش‌های زیر را مطرح کند:
  • برای کاهش احتمال وقوع این ریسک‌ها چه کارهایی می‌توان انجام داد؟
  • در صورت وقوع ریسک چگونه می‌توان آن را مدیریت کرد؟

تدوین یک برنامه‌ی اضطراری یا اقدامات پیش‌گیرانه برای ریسک:

  • تیم پروژه ایده‌هایی را که برای کاهش یا از بین بردن احتمال وقوع ریسک تعیین شده بودند، به وظایف تبدیل خواهد کرد.
  • وظایفی که برای مدیریت ریسک تعیین شده‌اند، به برنامه‌های اضطراری کوتاه‌مدت تبدیل می‌شوند که می‌توانند کنار گذاشته شوند. هنگامی که ریسک رخ داد، این برنامه‌ها روی کار می‌آیند و به‌سرعت اجرا می‌شوند. در صورت اجرای به‌موقع این برنامه‌ها نیازی به مدیریتِ بحرانِ ریسک نخواهد بود.

مفاهیم پایه ای مدیریت ریسک پروژه

بسیاری از پروژه‌ها که فرض می‌شود تحت کنترل هستند، با ریسک به عنوان رخدادی شناخته‌نشده روبرو گردیده و کوشش می‌کنند آن را کنترل کنند. اکثر پروژه‌ها چنین رخدادهایی را به خوبی از سر رد می‌کنند ولی با یک تلاش جامع مدیریت ریسک ، رویدادهای ریسک قبل از وقوع، شناسایی و کنترل می‌گردند و یا برنامه‌ای تهیه می‌شود که در زمان وقوع این رویدادها با آنها مقابله کند.

با درنظر گرفتن این مفاهیم پایه‌ای، امکان مقابله با ریسک به وجود می‌آید . لذا ابتدا باید نسبت به شناسایی ریسک‌های محتمل پروژه اقدام کرد. این کار با دسته‌بندی ساختار کارها و با پرسش چند سوال از خود و یا اعضای گروه پروژه ، امکان‌پذیر است. مثلا : درموقع نیاز به منبع یا منابعی که در دسترس نیستند چه اتفاقی خواهد افتاد ؟ اگر کنترلی در مورد مولفه‌ای که بر پروژه اثرگذار است نداشته باشیم چه اتفاقی می‌افتد ؟ بدترین سناریو چیست ؟ چه چیزی باعث آن می‌گردد ؟ چه قدر وقوع این اتفاق محتمل است ؟ عواقب آن چیست ؟

ممکن است سوالهای دیگری نیز به ذهن شما خطور کند که البته این سوالها سرآغاز خوبی است که شما را در مسیر درست هدایت کند . هرچیزی که به مغز شما خطور می‌کند فهرست کنید ، سپس در مرحله بعد تعیین کنید که آیا نیاز به مقابله و پیشگیری ریسک است و یا بایستی تا زمان وقوع آن صبر کرد . اگر ریسک‌ها را مشخص کنید و تصمیم بگیرید که هیچ عملی نباید انجام گیرد باز بهتر از آن است که آنها را شناسایی نکرده باشید . پس از این مرحله تمام ریسک‌های شناسایی شده را کمی کنید ؛ ابتدا ریسک‌ها را دسته‌بندی و سپس احتمال وقوع هر ریسک را تعیین کنید . برای تخصیص مقادیر احتمالی به ریسک‌ها از مقادیر پیشنهادی زیر می‌توانید استفاده کنید

قریب الوقوع بزرگتر از ۸۵?
بالا = ۸۵?
محتـــــمل = ۶۰?
متوسط = ۵۰?
ممــــــکن = ۴۰?
پایین = ۱۵?
غیرمحتـمل = ۱۵?

اکنون احتمال وقوع هر ریسک قابل محاسبه‌است . راه دیگر ، نسبت دادن درصد وزنی به هریک از ریسک‌هاست . مشکل اصلی این روش آن است که همواره داده‌های تجربی به اندازه کافی در دسترس نیستند تا این کار به دقت انجام گیرد . در این روش معمولا افراد باتجربه‌ای مبادرت به این کار می‌کنند که تجارب جامعی از انواع رویدادها در پروژه‌های مختلف کسب کرده‌اند ؛ مجموع درصدهای تخصیصی به رویدادها بایستی صد باشد .

در مرحله بعد به هر ریسک ، یک مقدار نسبت دهید . این مقدار می‌تواند در صورت نیاز برحسب هزینه و یا زمان باشد ؛ به عنوان مثال اگر هدف تعیین زمان اتمام پروژه‌است ، هر ایده‌ای در مورد مدت زمان فعالیتها می‌تواند یک سناریوی ریسک محسوب شود.

در این مرحله می‌توان مقدار حقیقی ریسک را با محاسبه حاصلضرب مقادیر تخصیص داده شده به ریسک و احتمال وقوع آن به دست آورد و با توجه به نتایج حاصل می‌توان نسبت به انجام عملی یا به تعویق انداختن آن تصمیم‌گیری نمود . بعد از انجام مراحل مدیریت ریسک ، می‌توانید فرایندهای نگهداری مجموعه ریسک را آغاز کنید . برای این کار بازنگری دوره‌ای ریسک را آغاز کنید که مبتنی بر پیچیدگی و مدت پروژه و وقوع تغییرات پروژه‌است .

آغاز اجرای این کار ممکن است بیهوده و هزینه‌زا به نظر آید اما چنانچه یکبار این کار را انجام دهید و ریسک‌ها را شناسایی و به صورت کمی آنها را کنترل کنید در آن صورت به ارزش مدیریت ریسک پی خواهید برد . بنابراین در مرحله نخست اقدام به شناسایی ریسک‌های پروژه در بالاترین سطح WBS کنید و از اینکه راه به سطوح پایینتر می‌یابید نگران نباشید . بعد از چند بار انجام این کار ، مساله خیلی واضح‌تر خواهد شد .
ما در دنیای مخاطرات ریسک زندگی می‌کنیم . باید ریسک‌ها را تحلیل کنیم ؛ اگر با آنها برخورد داریم باید آنها را شناسایی و در مجموع تمام ریسک‌ها و عواید آنها را باید ارزیابی کنیم . منافع حاصل از مدیریت ریسک ممکن است تا غلبه پروژه بر آن ملموس نباشد اما به خاطر داشته باشید که کسی که از برنامه‌ریزی اجتناب کند به طور حتم برنامه شکست پروژه خود را طرح‌ریزی نموده‌است !

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *